La corrélation

  • Auteurs :
    • ChristopheDubreuil
  • Version : 1.0

  • Date de création :

    21/05/2013

  • Modification : Pas de modification

  • Status : En cours d'écriture

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    • 1.0 :

      Version initiale

      21/05/2013


1   Présentation

Le travail d'OMICO est de mettre en adéquation :

  • l'annuaire LDAP de l'établissement d'une part
  • les données officielles d'autre part

Ceci afin de :

  • créer les nouveaux élèves et professeurs,
  • associer les élèves et professeurs à leurs classes et groupes respectifs,
  • supprimer les utilisateurs qui ont quitté l'établissement
  • créer, actualiser ou supprimer les classes, niveaux, matières, groupes et équipes pédagogiques

Malheureusement, il n'y a pas toujours une relation unique entre la fiche d'un utilisateur dans l'annuaire LDAP de l'établissement et les données provenant des sources officielles : le numéro unique a pu changer ( évolution des outils en amont ), le nom ou le prénom peuvent être orthographiés différemment, la date de naissance peut être erronée ou manquante, etc.

Il faut également parfois gérer des cas d'homonymies.

La corrélation est donc, par nature, empirique et donc incertaine.

2   Corrélations automatiques

OMICO intègre différents mécanismes de corrélations automatiques

  • par numéro unique + nom + prénom
  • par numéro unique seulement
  • par nom + prénom + date de naissance
  • par nom + prénom seulement

Cela permet de gérer 95% à 100% des cas.

Cette procédure de corrélation automatique est lancée automatiquement à la suite de toute opération d'import de fichiers.

Note

La procédure de corrélation peut être relancée à n'importe quelle moment en cliquant simplement sur "Importer" dans le menu d'import

Pour les quelques comptes restants, OMICO demande l'aide de l'administrateur : ce sont les corrélations manuelles.

Algorithme de fonctionnement :

algorithme.png

3   Corrélations manuelles

La corrélation manuelle permet d'indiquer à OMICO ce qu'il doit faire pour tous les cas qu'il n'a pas pu gérer automatiquement.

Les cas possibles sont les suivants :

  1. OMICO a trouvé un usager dans des sources officielles, mais n'a pas trouvé son pendant dans l'annuaire LDAP

Il peut s'agir :

  • De nouveaux usagers arrivant par les sources officielles.
  • D'un usager crée à la main dans l'interface interactive d'OMICO, mais qui contient une différence par rapport à celui qui vient de la source officielle ( erreur d’orthographe sur le nom ou le prénom en général ), et du coup, OMICO n'arrive pas à mettre en relation cet usager LDAP avec celui qui arrive des sources officielles
  1. OMICO a trouvé un usager dans le LDAP, mais n'a pas trouvé son pendant dans les sources officielles

Il peut s'agir :

  • D'un ancien usager qui n'est plus dans l'établissement cette année ( professeur muté, élève ayant changé d'établissement ou ayant terminé sa scolarité )
  • D'un compte spécial, créé localement par l'admin, et qui n'a pas d'existence dans les sources officielles ( compte d'examen par exemple ).

3.1   Vue de l'administrateur

L'administrateur de l'établissement n'a pas exactement la même vue que l'administrateur général OMICO

correlation1.png

Lors de la toute première connexion, le bouton radio n'est pas initialisé. OMICO n'affiche donc rien.

correlation2.png

Il faut sélectionner l'un des trois boutons radio pour qu'OMICO affiche quelque chose.

correlation3.png

Warning

La copie d'écran ci-dessus montre un annuaire vide ( colonne de gauche, Annuaire LDAP), et des comptes à créer ( colonne de droite, Comptes ). Cette vue est symptomatique d'un annuaire LDAP non importé. Il faut impérativement aller importer l'annuaire LDAP AVANT de corréler

3.2   Vue de l'administrateur général

La vue de l'administrateur général diffère simplement par la présence de deux sous éléments de tris, qui permettent de trier la vue de droite et la vue de gauche de manière indépendant ( plus simple lorsqu'on a des checks à faire )

admin_gene.png

4   Étude de cas

Cette étude est tirée d'un cas concret, trouvée sur un site.

L'objectif de cette étude est d'analyser le travail de corrélation à effectuer pour que l'établissement puisse envisager une phase 2.

Les opérations proposées sont celles qui seraient proposées à l'admin s'il demandait de l'aide à la télégestion sur la corrélation.

4.1   Filtrage de la vue

Dans un premier temps, nous allons nous intéresser à ce qu'OMICO a laissé en corrélation manuelle.

Pour cela, sélectionner "Restant à corréler"

exemple_cor1.png

OMICO affiche alors l'ensemble des éléments pour lesquels il n'a pas réussi à faire de traitement automatique.

4.2   Les nouveaux comptes

Dans la partie droite de l'affichage, OMICO donne la liste des comptes provenant des sources officielles et des fichiers complémentaires, et pour lesquels il n'a pas trouvé de correspondance dans l'annuaire LDAP.

C'est donc la liste des compte qu'OMICO doit créer. Le typage du compte ( Prof / Élève / Administratif ) est visible en passant la souris au dessus du comptes.

Le numéro entre parenthèses est l'identifiant unique tel que le propose la source officielle de données. C'est cet identifiant qui sera utilisé à l'avenir pour s'assurer lors des prochaines phases 2 si le compte existe déjà.

exemple_cor2.png

4.3   Les anciens élèves

Du coté gauche de l'affichage apparaissent les comptes existant dans l'annuaire, mais n'étant pas dans la source de données officielle.

exemple_cor3.png

Dans le cas présent, il s'agit, à une exception près étudiée plus loin, d'élèves qui ne sont à priori plus scolarisés dans l'établissement. À cette époque de l'année, le nombre d'élèves à gauche est de l'ordre d'une dizaine.

Par contre, en période de rentrée, ce nombre peut représenter jusqu'à 1/3 des effectifs élèves de l'établissement. Il est donc tout à fait logique qu'au moment de la bascule de septembre, OMICO propose plusieurs centaines d'élèves dans cette liste.

La liste est triée par ordre alphabétique, et chaque nom/prénom est préfixé de la catégorie ( E - P - Z ).

Du coup, OMICO affiche en premier tous les élèves, puis tous les professeurs, puis tous les personnels administratifs. Cette affichage permet des sélections rapides de tous les élèves ou de tous les professeurs.

4.4   Que faire des comptes affichés

La partie de droite ne demande aucune traitement, si ce n'est une éventuelle corrélation ( voir chapitre suivant pour un exemple concret )

Par contre, l'administrateur doit impérativement décider de ce qu'il fait des comptes présentés dans le LDAP ( dans la partie de gauche ).

Aucune de ces commandes ne seront passées en temps réel sur le site, mais ne prendront effet que lors du passage de la phase 2.

L'administrateur dispose de 4 possibilités :

  • Garder
  • Supprimer
  • Garder toujours
  • Effacer corrélation manuelle
4.4.1   Garder

Cette option permet à l'opérateur de garder le(s) compte(s) en question jusqu'à la prochaine phase 2. Par exemple, si l'administrateur n'est pas certain qu'un élève ou un professeur est bien parti, il peut utiliser cette option. OMICO gardera le compte et le placera dans une classe spéciale ( pas_de_classe ). Lorsque la phase 2 aura été passée, le compte sera à nouveau présenté en corrélation manuelle, afin que l'administrateur tranche sur son sort.

Cette option permet donc de différer la décision, au risque de garder beaucoup de comptes inutiles, et en fin de compte de saturer l'espace disque du serveur.

4.4.2   Garder toujours

Cette option permet de demander à OMICO de toujours garder ce compte, même s'il n'est pas dans les sources officielles de données. Cela permet d'éviter qu'OMICO ne pose la question à chaque phase 2. Normalement, on ne devrait utiliser cette option que pour les comptes spéciaux ( compte examen par exemple ), et même dans ce cas, il est préférable d'utiliser un fichier complémentaire pour définir ces comptes que cette option de "garder toujours".

4.4.3   Supprimer

C'est l'option qu'il faudrait utiliser systématiquement sur les comptes LDAP de gauche. En effet, lorsque OMICO fonctionne correctement, Les comptes présent à gauche sont les comptes des usagers partis.

Il convient cependant d'apporter une attention particulière aux comptes spéciaux ( exam, comptes plus ou moins génériques ), qui risquent de se retrouver au milieu des comptes élèves à supprimer. Pensez à utiliser les fichiers complémentaires pour définir les comptes spéciaux, ou, à défaut, les boutons "garder" ou "garder toujours", afin de ne pas supprimer les comptes génériques utiles.

Note

OMICO ne supprime jamais aucune donnée : une sauvegarde de l'annuaire est faite avant chacune des phases 2, ce qui permet systématiquement de revenir à l'état précédent la phase 2. De plus, les données des usagers et des groupes supprimés ne sont pas supprimées des disques, mais archivées. Il y a donc possibilité de récupérer toutes les données de tous les usagers en cas de problème.

4.4.4   Effacer corrélation manuelle

Ce bouton permet de demander à OMICO d'oublier tout ce qu'on lui a demandé de mémoriser. Du coup, OMICO ré-affichera tous les comptes pour lesquels l'administrateur avait répondu "garder" ou "garder toujours"

4.4.5   Corréler

Ce bouton sert lorsqu'un même compte existe à gauche et à droite, mais qu'OMICO n'a pas réussi à les faire correspondre automatiquement. En général, cela peut se produire lorsqu'il y a eu saisie manuelle du compte, dans l'interface interactive, et faute d'orthographe ou de typographie sur le nom, ou une erreur sur le prénom ( prénom d'usage à la place du prénom officiel, ... )

Dans ce cas, il faut sélectionner à droite et à gauche les comptes à mettre en relation, et cliquer sur corréler. Le compte LDAP va rester en place ( donc le login et les données associées aussi ), et être complété par les informations provenant de la source de données officielle ( notamment l’identifiant unique ). Ainsi, lors de la prochaine phase 2, OMICO sera capable de corréler automatiquement ce compte, et ne posera plus la question.

L'opération de corrélation manuelle est rare, car elle implique une saisie manuelle fausse de la part de l'administrateur. La pratique actuelle est plutôt de lancer des phases 2 à intervalle régulier plutôt que de créer les comptes manuellement.

Cependant, il y a potentiellement une corrélation à faire pour tous les comptes créés manuellement par l’administrateur, avant que ces comptes n'apparaissent dans les sources officielles.

4.5   Mais que conseillez-vous de faire ?

En général, il est conseillé

  • de supprimer tous les comptes élèves sauf les comptes spéciaux ( exam et autre )
  • de garder tous les comptes professeurs au moins quelques mois, le temps que les collègues de ce professeur puissent récupérer des documents pédagogiques si besoin.

Lors de la rentrée, il y a énormément de choses à lire, à gauche et à droite. Du coup, souvent, l'administrateur a tendance à vouloir tout garder pour ne pas faire de bêtise.

C'est une GROSSE bêtise, et il faut dissuader l'administrateur d'avoir ce comportement car :
  • cela provoque une surcharge importante de l'annuaire
  • cela met de l'incohérence dans les listes d'usagers
  • cela sature inutilement les espaces disques. ( 33% de l'espace usager par an, ça va très vite ).

Il est donc conseillé une fois par an, juste avant la phase 2 de rentrée, en août, de faire un "effacer corrélation manuelle", afin de repartir sur une situation propre.

4.6   Une erreur de corrélation ancienne

Dans l'exemple proposé, en bas de la liste des comptes de l'annuaire LDAP, on constate qu'il y a un compte avec un format particulier. C'est un compte qui a été créé manuellement par l'administrateur du site, il y a certainement quelques années.

exemple_cor4.png
4.6.1   Mise en place d'un filtre de recherche

Afin d'isoler cet usager des autres, et de pouvoir plus facilement travailler, nous pouvons utiliser le filtre de recherche de l'outil de corrélation.

exemple_cor5.png
4.6.2   Analyse du problème

Une recherche sur le nom de famille permet de se rendre compte qu'il y a deux comptes LDAP au nom de "BARONI Pascal".

L'un corrélé avec les sources officielles, l'autre orphelin ( Un compte coté LDAP, mais rien coté source officielles ).

Notez au passage les codes de couleurs.

Du coup, OMICO ne sait pas quoi faire de ce second compte, et le met dans la colonne de gauche.

En passant la souris sur les deux comptes, coté LDAP, nous constatons que le premier compte a pour login "p.baroni", et l'autre "pascal.baroni".

Le compte "p.baroni" a été créé il y a 5 ou 6 ans ( à l'époque, on n'utilisait que l'initiale de prénom ).

Lors de la migration vers OMICO, l'administrateur n'a pas dû effectuer une corrélation qui aurait dû être faite à l'époque, à savoir mettre en relation ( corréler ) le compte de gauche "BARONI p" avec le compte de droite "BARONI Pascal". À l'époque, l'administrateur avait dû faire un "garder" à gauche, et du coup, un nouveau compte avait été créé pour cet usager.

Cet usager se retrouve donc potentiellement avec deux comptes. Il serait étonnant qu'il utilise les deux, d'autant plus que le compte n'appartenant pas aux sources officielles n'a pas de classe correctement définie. Cependant, nous ne pouvons pas être certain du compte que cet usager utilise.

Dans ce cas, il faut contacter l'administrateur pour savoir que faire.

4.6.3   Résolution du problème

Il y a trois possibilités :

Soit on supprime le compte p.baroni, qui est un ancien compte non utilisé aujourd'hui. Dans ce cas, il faut :
  • cliquer sur le compte "P- BARONI p - 1962-10-21 (0026)-", à gauche
  • cliquer sur "supprimer"
Soit on s’aperçoit que le compte qu'utilise cet usager est bien p.baroni, et qu'il n'utilise pas l'autre. Dans ce cas, il faut
  • sélectionner "P- BARONI p - 1962-10-21 (0026)-" à gauche
  • sélectionner "P- BARONI pascal - 1962-10-21 (F080031g)-" à droite
  • cliquer sur "corréler"
exemple_cor6.png
Soit on s’aperçoit que l'usager utilise les deux comptes, et dans ce cas, il faut :
  • sauvegarder le contenu des deux comptes au niveau du contrôleur de domaine
  • supprimer le compte orphelin
  • recopier les données du compte orphelin dans l'autre compte.

Cela aura pour conséquence de mettre en relation les deux comptes. Du coup, OMICO demandera que faire du compte LDAP "P- BARONI pascal - 1962-10-21 (F080031g)-", à gauche. Il faut le supprimer

5   Cas particuliers

5.1   Cas des domainAdmins

Tous les comptes faisant partie du groupe de domainAdmins sont systématiquement gardés par OMICO

5.2   Cas des machines

OMICO ne touche jamais aux comptes machines

5.3   Cas des comptes locaux

Lors d'une phase 2, OMICO ne va pas savoir quoi faire des comptes locaux ( comptes examens, compte spécifique n'appartenant aux sources officielles ). Il va donc le mettre systématiquement dans les éléments à corréler manuellement.

Il est fréquent que dans le lot de comptes à traiter, on ne les voit pas, et qu'on supprime ces comptes dans un traitement de masse ( On prend tous les élèves et on les supprime ).

Afin d'éviter de perdre ces comptes spécifiques, il est fortement conseillé de créer un fichier complémentaire, afin qu'OMICO connaisse ces comptes et les traite de manière entièrement automatique ( et donc plus de risque de suppression ). Il est conseillé de créer un fichier complémentaire spécifique, indépendant des autres, et d'utiliser un slot à part dans les imports. Voir chapitre sur les fichiers complémentaire pour plus d'informations

Catégorie OMICOCatégorie OMICO

AdminDocs: Outil de gestion des comptes ( OMICO )/Migration de début d'année/La corrélation (last edited 30/08/2013 21:37:19 by XavierLeHo)