Omico/Migration de début d'année/La corrélation

Table des matières - Avant de corréler ... - Comment procéder à la corrélation des comptes ? - Et ensuite ? - Liens utiles
La corrélation des comptes
La corrélation est une étape importante dans la préparation d'une phase 2. Omico réalise de manière automatique une grande partie du travail de corrélation, mais il est possible qu'une action de votre part soit nécessaire pour terminer ce travail. Dans certains cas, il est possible qu'Omico ne vous demande pas de procéder à la corrélation des comptes, cela signifie que la corrélation automatique aura réussi à traiter tout vos comptes. Omico vous demandera alors, de passer directement à la troisième partie, la génération des fichiers de phase 2.

Avant de corréler ...

Cette étape permet d'indiquer à Omico ce qu'il doit faire avec les comptes qui ont été importés des sources officielles et des éventuels fichiers complémentaires insérés dans l'étape précédente.

Omico va automatiquement mettre en relation les comptes provenant de l'importation réalisée précédemment, et des comptes qui sont déjà existants. Cela permet de ne pas recréer de comptes pour les usagers disposant déjà d'un identifiant sur le réseau de votre établissement. Il va également demander la création des comptes dont il ne trouve aucune correspondance dans votre annuaire LDAP importé précédemment.

Votre travail consiste à indiquer à Omico ce qu'il doit réaliser avec les comptes qui sont présent dans l'annuaire LDAP de votre établissement, mais qui ne le sont plus dans les sources officielles. Dans la grande majorité des cas, ces comptes étaient attribués à des usagers qui sont partis de votre établissement (fin de scolarité à terme ou prématurée, départ d'un enseignant, ...).

Mais il se peut aussi qu'Omico ne trouve pas de trace d'un usager dans les sources officielles alors qu'il est encore présent dans votre établissement.

C'est pour ce cas précis qu'Omico ne procède pas à une suppression automatique des comptes utilisateurs, afin de vous permettre de choisir ce qui doit être fait du compte, en attendant que les modifications soient faites dans les sources officielles.

Cette étape est aussi importante pour votre serveur de fichiers. Les comptes mis en suppression provoqueront l'archivage des données des utilisateurs concernés.

Recommandation de l'auteur

Il ne faut pas négliger cette étape. En cas de saturation du serveur de fichier, la Télégestion regardera en premier dans l'archivage et effectue des suppressions des archivages les plus anciens en premier. Cela permet donc de nettoyer votre serveur de fichier des données des usagers qui ne sont plus dans votre établissement.

Un autre point important est à souligner, Omico ne supprime jamais de données. En cas d'erreur de corrélation, la Télégestion est en mesure de remettre à disposition les données des utilisateurs et des groupes.

Comment procéder à la corrélation des comptes ?
Accès à l'interface de corrélation
L'accès à l'interface de corrélation ce fait soit par le fil d'Ariane, soit par l'encart Prochaine(s) étape(s) disponible dans l'onglet Etat de la migration dans le fil d'Ariane.

Lorsque vous arrivez sur l'interface de corrélation, un encart "A lire impérativement avant de corréler" s'affiche en haut de page. Prenez le temps de lire et comprendre ces informations avant de faire vos actions.

Les différents filtres d'affichage
Omico vous met à disposition une série de filtre vous permettant d'affiner votre affichage dans l'interface de corrélation : - Une méthode de tri par nom et prénom ou par numéro unique - Un filtre par nom ou prénom - 3 sélecteurs d'affichage (Voir tout, Déjà corrélés, Restant à corréler)
Recommandation de l'auteur Le filtre "Restant à corréler" vous affichera uniquement les comptes pour lequel des actions sont requises. C'est principalement cette vue qu'il faut utiliser dans votre cas.

Les tableaux "Annuaire LDAP" et "Comptes"

Ces tableaux permettent de visualiser l'ensemble de vos comptes, et des actions qui seront effectués lors de la phase 2.

La légende présente sous chaque tableau vous indique quelles sont les actions réalisés sur les comptes,
Le tableau de gauche (Annuaire LDAP) correspond aux comptes actuellement présent dans votre établissement,
Le tableau de droite (Comptes) affiche tout les usagers présents dans les sources officielles de votre établissement,
Les boutons d'actions (Garder, Supprimer, Garder toujours, Effacer corrélation manuelle, Corréler) vous permettrons d'agir sur l'état des comptes pour la prochaine phase 2.

Action à réaliser pour corréler les comptes

Dans un premier temps, sélectionnez le filtre "Restant à corréler" pour afficher les comptes sur lequel vous devez travailler :

Sélectionnez ensuite le(s) compte(s) à modifier ou à supprimer >> vous pouvez effectuer une sélection dans le tableau en cliquant sur le premier élément de votre liste, puis en maintenant une touche "shift" (touche avec une flèche qui ce situe sur votre clavier au dessus des touches "Ctrl") et en cliquant sur le dernier élément de votre sélection :

Cliquez ensuite sur l'action souhaitée en bas du tableau "Annuaire LDAP" pour les comptes sélectionnés :

Garder : le compte sera gardé lors de la prochaine phase 2, mais puisqu'il n'y a pas de correspondance avec les sources officielles, le compte sera affecté au groupe "pasdeclasse",
Supprimer : le compte sera supprimé et les données de l'usager seront archivés,
Garder toujours : le compte sera gardé lors de la prochaine phase 2, et Omico ne vous demandera plus ce qu'il doit faire de ce compte lors des prochaines préparations,
Effacer corrélation manuelle : le type d'action qui était affecté au compte est supprimé, il passera dans l'état "A traiter".

Il reste une dernière action dont nous n'avons pas encore parlé jusqu'ici, qui est l'action "Corréler" (bouton vert situé entre les deux tableaux). Cette action permet de mettre en relation un compte existant déjà dans votre annuaire LDAP avec un compte provenant de vos sources officielles, mais pour lequel Omico n'a pas réalisé de corrélation automatique. Cela peut arriver dans de rare cas (par exemple : établissement non ENT et recréation d'un compte dans les sources officielles ou changement de nom de famille), mais cela reste des cas très particulier.

Recommandation de l'auteur

L'action "Garder toujours" est à utiliser avec parcimonie, puisqu'Omico ne vous posera plus de questions sur les comptes concernés, vous pouvez très rapidement vous retrouver avec un annuaire LDAP qui contient des informations obsolètes. A terme des problèmes d'espaces de stockage peuvent arriver puisque les données de ces comptes ne seront pas archivés. Si vous souhaitez pouvoir consulter la liste des comptes concernés, placer le filtre en mode "Déjà corrélés" et repérez les comptes sur un fond vert foncé. Vous pouvez affecter une nouvelle action au compte en procédant comme décrit ci-dessus.

Une fois que les comptes ont été corrélés (dans le filtre avec la vue "Restant à corréler", le tableau de gauche doit être vide), il vous reste à retourner sur Etat de la migration via le fil d'Ariane pour qu'Omico puisse enregistrer vos actions. Un tableau récapitulatif s'affichera, similaire à celui déjà vu après importation des données.

Et ensuite ?

Cliquez de nouveau sur Etat de la migration pour sélectionner les options de phase 2 avant de déclencher la génération des fichiers.

Liens utiles

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Les tableaux "Annuaire LDAP" et "Comptes"

Action à réaliser pour corréler les comptes

Et ensuite ?

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